Behind the scenes, oder was es bedeutet, wenn ich einen Scrapbooking-Workshop gebe

Wie sieht ein Scrapbooking Workshop aus?

Dieser Beitrag schlummerte schon lange als Entwurf im Backend. Als ich vom letzten Workshop in München heimfuhr dachte ich: jetzt schreibst du mal alles auf. Durch einige neue Gäste im Workshop wurde mir wieder mal bewusst, dass man als Neuling oder Erstbesucher eines Scrapimpulse-Workshops überhaupt nicht weiss, was darunter zu verstehen ist. Wie sieht ein Scrapbooking-Workshop bei mir aus? Was steckt dahinter?

Die Vorbereitung für einen Scrapbooking-Workshop, die Durchführung und alles, was danach noch kommt, sind ein ganz ordentlicher Batzen Arbeit. Die mir Spaß macht, so ist es ja nicht, das wird hier kein Gejammer.  Ich dachte mir, der Blick hinter die Kulissen interessiert euch vielleicht mal.

Um ein wenig zu recherchieren bin ich ganz tief in die frühen Blogbeiträge getaucht. Dabei wurde mir wieder bewusst, wie dieser Blog für eine persönliche Schatzkiste und gleichzeitig Tagebuch seit fast 13 Jahren ist. Der erste Scrap-Impulse Workshop fand am 21. Oktober 2006 statt, darüber hat sogar die örtliche Presse berichtet! Hatte ich schon total vergessen, haha..

Wie viele Workshops haben schon stattgefunden? Ich kann es nicht zählen, es müssen an die 100 sein. Und in jedem Workshop gab es andere Inhalte und Projekte. Mir wird selbst ganz anders, wenn ich darüber nachdenke, irgendwie sensationell. Die Inhalte sind in jedem Workshop neu erarbeitet, der Ablauf und die Vorbereitungen allerdings fast immer gleich. Und so entspannt wie auf diesem Bild bin ich erst, wenn alles läuft 😉

Aber mal zurück auf Anfang.

Am Anfang des Jahres plane ich meine Workshops quartalsweise grob durch, mache Terminabsprachen mit Locations und denjenigen, die mir ggfs. bei der Durchführung der Workshops helfen. Dann stöbere ich auf Websites und Messen nach neuen Ideen, Techniken und Materialien. Und prüfe diese auf Workshoptauglichkeit. Denn nicht alles, was man so Schönes sieht, lässt sich auch mit einer größeren Gruppe Teilnehmern zufriedenstellend umsetzen.

Bestellungen und Papierkram

Bei verschiedenen Großhändlern in verschiedenen Ländern verbringe ich Stunden mit Bestellungen und zittere jedesmal, ob auch alles in ausreichender Menge lieferbar ist und rechtzeitig hier ankommt. Die Berechnung ist auch im Voraus nicht so einfach, da zum einen die Verpackungsgrößen selten mit der Zahl der Workshopteilnehmer zu 100% übereinstimmen. Papier wird zum Beispiel in Paketen zu 25 Stück verkauft, ich rechne im Schnitt mit bis zu 30 Teilnehmern pro Workshop. Das passt also selten, Reserven müssen eingeplant werden, meistens habe ich deshalb Restbestände, die ich dann als (zum Glück beliebte) Materialpakete später verkaufe.

Zu den Einkaufspreisen beim Großhändler kommt noch die Einfuhr-Umsatzsteuer, der Zoll und die Fracht. Auch das muss ich extra berechnen und kalkulieren. Und die Umsatzsteuer und Einkommensteuer, die ich selbst für mein Gewerbe zahle, 30% des Betrages, den ihr für einen Workshop bei mir zahlt, holt sich leider das Finanzamt. Soviel zur Transparenz.

Wenn das Material bei mir eintrifft, muss es ausgepackt und kontrolliert werden. Und zwischengelagert, manchmal sieht mein Wohnzimmer wie ein Lagerhaus aus. Und der Verpackungsmüll muss entsorgt werden. Arbeitsstunden, die leider oft vergessen werden. Gleichzeitig schreibe ich Newsletter und verwalte dann die Anmeldungen für die Workshops. Buchhaltung, ich vergass, die fällt natürlich auch an. Rechnungen prüfen, Kontoführung, Belege abheften, sortieren und alles regelmäßig zum Steuerberater bringen.

Dann wird es kreativ und der erfreulichere Teil der Vorbereitungen beginnt. Ich fertige meine Muster für den Workshop an, schreibe jeden Schritt mit Maßen dabei auf und muss immer darauf achten, dass ich mit dem kalkulierten Verbrauchsmaterial in den Workshop-Paketen der Teilnehmer und dem Arbeitsmaterial wie Stempel, Stanzen, Farben usw. zurechtkomme. Dass es nicht zu langen Wartezeiten im Workshop kommt, wenn ich eine besondere Stanze nur einmal habe oder bestimmte Techniken Anfänger nicht überfordert.

Überhaupt, es ist ja so, dass in meinen Workshops Anfänger und Fortgeschrittene Scrapbooker zusammen sind. Folglich sollten die von mir erarbeiteten Projekte sowohl für Anfänger machbar sein, als auch für Fortgeschrittene etwas Neues bieten. Das ist mein Qualitätsanspruch, der mich auch wirklich wichtig ist.

Weiter in der Vorbereitung schneide ich Mengen von Papieren zu, fahre in den Fachhandel, um oft mehr als 100 Stücke Graupappe an riesigen Maschinen zuzuschneiden und oft stanze ich auch Zubehör aus oder schneide Bänder zu usw.

Sie nähern sich dem Ziel, fast fertig mit den Vorbereitungen

Nächster Schritt: Materialkits packen. Alleine die passenden Tüten in dem in Deutschland untypischen 12″ Format zu bekommen erfordert oft langes Suchen bei Verpackungsherstellern. Ein Kit enthält oft 20 oder mehr Teile, die müssen alle sorgsam eingetütet werden. Bloß nichts vergessen! Hoffentlich hab ich mich nicht verzählt? Mein Rücken tut weh, wenn ich gebückt über dem Tisch vier bis fünf Stunden damit beschäftigt bin. Früher hat mein Sohn mir zum Glück dabei geholfen, er war der perfekte Kit-Packer. Leider wohnt er jetzt zu weit weg …

Die Kits kommen in Transportkisten. Parallel packe ich auch die Kisten für Zubehör, Werkzeuge, Farben usw. Auch hier muss ich aufpassen, dass ich alles, was ich selbst beim Erstellen meiner Musteralben oder Musterlayouts verwendet habe, einpacke, jedes kleinste Fitzelchen. Dazu Stempelklötze, Stanzmaschinen, Nähmaschine, Feuchtücher usw.

Weiter mit dem Papierkram. Prüfen, ob alle Zahlungen eingegangen sind, den Gästen eine Liste für die mitzubringenden Fotos schicken, denn die ist bei jedem Workshop anders. Teilnehmerliste und Anleitung schreiben.

Am Tag vor dem Workshop wird alles ins Auto geladen, zum Glück habe ich einen Kombi. Die großen Papierrollen zum Abdecken der Tische, Abfallbehälter, Goodies für die Verlosung packe ich zusätzlich ein.

Und das Catering! Ich koche gerne selbst für meine Gäste. Am Abend vor dem Workshop bereite ich einen gigantischen Topf mit einer gehaltvollen Suppe vor, kaufe Baguette und alle Zutaten für das Dessert. Das mache ich morgens früh frisch. Dazu was zum Schnuckern, Kaffee, Tee, Milch, Servietten. Bloß nix vergessen! Vorsichtig mit der Suppe im Auto fahren, besonders die steile Garagenausfahrt, wenn der Topf voll ist, gaaaaanz vorsichtig 😉

Das Auto an der Workshop-Location ausladen, alles in den Raum schleppen. Die Tische zurechtstellen, zusätzliche Tische aus der ersten Etage runterholen, Andrea und ich sind im Laufe der Jahre Weltmeister im Tische schleppen geworden. Die Tische beziehen und alles andere vorbereiten. In der Zwischenzeit wird auch der Shop aufgenbaut, denn das Shoppen gehört zu den Workshops dazu. Ich bin sehr dankbar, dass ich in den langen Jahren immer supernette Mädels von tollen Shops dabei hatte, die ihren eigentlich verkaufsfreien freien Sonntag opferten! So wie in den letzten Jahren Sevaha vom Creativ- Stempel- und Scrapbooking Shop in Leichlingen/Rheinland.

Dann geht es los und ich bin zu 100% durchgängig ansprechbar und powere an einem Workshoptag im Schnitt mindestens neun Stunden durch. Und das gerne, es macht immer noch sehr viel Spaß, sonst würde ich es nicht machen. Ach ja, Fotos und Instastories für die Berichterstattung mache ich natürlich auch.

Wenn der letzte Gast den Raum verlassen hat, wird alles aufgeräumt, gefegt, alle Tische wieder an ihren Platz geschafft. Gespült und alles wieder in die Kisten. Die wieder alles ins Auto und dann bin ich auch fertig für den Tag.

Am nächsten Tag (oder auch erst ein paar Tage später) verstaue ich zuhause wieder alles an seinem Platz. Oder auch nicht. Wenn ich etwas Neues angeschafft habe, muss ich erst einen Platz finden in meinen vollen Schränken, ihr kennt das 😉 . Leider fehlt manchmal etwas, Stempel oder Stanzen, das kann passieren, ist aber traurig. Wenn jemand den Workshop kurzfristig absagen musste, schreibe ich für diese Teilnehmer extra nochmal eine Anleitung und versende die Workshop-Pakete an diese Teilnehmer. Kartons falten, Anleitung drucken, Versandetikett drucken, zukleben und zu DHL bringen. Auch wieder mindestens eine Stunde Arbeit, die wichtig ist, aber oft untergeht.

So weit so gut. Und was noch?

Das war im Großen und Ganzen der Ablauf um einen typischen Scrap-Impulse Workshop, den ich jetzt einfach so runtergeschrieben habe. Wie sieht ein Scrapbooking Workshop aus? Das war die Frage. Ich hoffe, ich konnte einen Blick hinter die Kulissen zeigen und euch vermitteln, wieviele Stunden und wieviel Herzblut und auch Spaß für mich damit verbunden sind. Wenn ich Workshops in anderen Städten gebe, fällt zwar das Catering weg, aber die Anreise,  und das “bloß nichts vergessen” ist noch schlimmer, da ich nicht schnell nach Hause flitzen kann, um die vergessene Rolle Bäckergarn oder sonstwas zu holen. Und Workshop-Material in Koffern per Flieger zu befördern ist auch eine Herausforderung!

Bei meinen barb@home Workshop läuft es im Prinzip ähnlich ab. Ich muss nicht ganz so viele Kits packen, aber mein Haus total umbauen und besonders gut putzen ;-). Sessel und Tische zwei Etagen hoch schleppen, Workshoptische und Klappstühle aufbauen usw. . Danach alles wieder zurück. Aber ich habe gerne Gäste in meinem Zuhause und genieße diese kleineren persönlicheren Workshops auch sehr.

Und eine ganz andere Nummer ist der Crop Am Rhein. Hunderte von Kits gepackt und Mails geschrieben, Candy Bar, Goodie Bags, Stempel entwerfen und produzieren lassen, Verlosungen, Referenten für Workshops suchen, eigene Workshops planen (bis zu drei pro Event) Hotelarrangements, Photobooth und was sonst noch alles, habe ich in zehn Jahren dieses Events gestemmt. Wieviele Stunden darin stecken habe ich nie gezählt, aber zum Schluss gemerkt, dass es einfach zu viele waren. Aber es waren zehn phantastische Wochenenden, die ich um nichts in der Welt missen möchte!

Natürlich macht mir meine Arbeit Spaß. Ist es ein Traum, das Hobby teilweise zum Beruf zu machen. Dafür bin ich sehr sehr dankbar! Ich habe durch meine Workshops im Laufe der 13 Jahre so viele tolle und kreative Menschen kennengelernt. Freundschaften geschlossen und wunderbare Erlebnisse gehabt. Ich durfte für Workshops reisen, Teil von Bridal Showers sein und immer wieder erleben, wie Teilnehmer Freude an ihren fertigen Projekten hatten. Großartig, einfach großartig, wie ich meine Leidenschaft für Scrapbooking immer wieder vermitteln darf!

Aber zum Teil ist das Gewerbe eben auch Teil meines Lebensunterhaltes als allein erziehende Mutter. Zwei meiner Kinder sind immer noch in der Ausbildung und ich habe zwei Bürojobs, um alles stemmen zu können. Die Kalkulation der Workshops ist immer wieder ein Balanceakt. Die Materialkosten dieses wunderbaren aber leider nicht preiswerten Hobbys sind durch gestiegene Frachtkosten immens in die Höhe gegangen. Ich versuche inzwischen, auch bei Herstellern in Europa zu bestellen, um die Zölle und Frachtkosten zu umgehen, aber die Auswahl ist beschränkt.

Den Anspruch, meine gesamte Arbeitszeit, die in den Workshops steckt, auch vergütet zu bekommen, habe ich noch nie gehabt. Aber andererseits hat meine Arbeit auch einen Wert, das ist bei jedem Freiberufler so, und den darf man nicht aus dem Auge verlieren.

Um es auf den Punkt zu bringen:

Meine Workshops sollen für euch bezahlbar sein und bleiben, aber ich kann nicht nur die Materialkosten, sondern muss auch zumindest einen Teil meiner Arbeitszeit in Rechnung stellen. Dieses Thema erinnert mich an die immer wiederkehrenden Diskussionen unter Bloggern oder “Influencern”. Da geht es um Werbung und bezahlten Content, der Leser hat nicht immer Verständnis dafür. Kunden oder Agenturen auch nicht, wenn die Honorarforderungen scheinbar hoch sind. Bloggen für ein paar Produkte von mimimalem Wert als Gegenleistung sollte heutzutage nicht mehr sein, Gute Arbeit muss dementsprechend bezahlt werden, das darf nicht strittig sein.

An einem Blogbeitrag mit eigens erstellten guten Fotos, Recherche, Verlinkungen, SEO usw. arbeite ich mindestens acht Stunden, wenn nicht mehr. Zum Glück hatte ich bisher immer tolle Kooperationspartner, stelle aber auch keine überzogenen Forderungen.

Ich schweife ab, aber irgendwie hat das Bloggen ja auch mit dem Thema bezahlte Arbeitszeit zu tun, deshalb kam ich darauf.

Jetzt bin ich froh, mir das mal von der Seele geschrieben zu haben. Hoffentlich konnte ich euch einen Eindruck darüber vermitteln, warum ich zum Einen soviel Freude an diesem Job habe, aber auch, wieviel Arbeit in einem Workshop und diesem Thema steckt. Leider gibt es in Deutschland kaum noch Scrapbooking-Workshops, aus Gründen, zum Teil auch wirtschaftlich begründet sind. Ich würde mich gerne selber mal wieder bespielen lassen, so wie früher, als die US-Scrapbooking Stars noch bezahlbar waren. Für die meisten Veranstalter ist es aber eben finanziell kaum darstellbar.

Aber ich mache weiter, und hoffentlich noch lange, wenn ihr mir weiter so treu seid und mit mir Spaß daran habt!

Alles Liebe

Barbara